Cette page wiki contient la Charte du Comité de Pilotage du Forum de Peering d'Afrique Centrale (FPAC).

La présente Charte est une production du Comité de Pilotage ¹⁾ du forum FPAC, qui la publie sous licence libre de type CC BY-SA 4.0²⁾³⁾ ; dans le but de faciliter sa réutilisation par d'autres organisations similaires, sachant d'ailleurs que les documents officiels du forum régional AfPIF et de l'association régionale Af-IX ont servi de base à la rédaction de ce document actuel…

Le Comité de pilotage du Forum de Peering de l'Afrique Centrale (FPAC) est établi dans le but de fournir une orientation, une coordination et un soutien décisionnel pour le Forum de Peering de l'Afrique Centrale. Cette charte définit la structure, les objectifs, les membres, les rôles et les responsabilités du comité de pilotage.

Le contenu de cette charte est une production du Comité, qui s’est servi d’autres documents de références dont les textes légaux d’AfPIF/Af-IX, comme base. En vue d’encourager et favoriser la réutilisation de ce contenu, le comité le place sous licence libre de type Creative Commons Attribution - Partage dans les Mêmes Conditions 4.0 International (CC BY-SA 4.0)⁴⁾.

Les objectifs et le mandat du comité de pilotage sont les suivants :

2.1 Déterminer l'orientation stratégique et les objectifs du Forum de Peering de l'Afrique Centrale.
2.2 Sélectionner les lieux, les thèmes et les sujets des futurs forums.
2.3 Élaborer et finaliser l'ordre du jour de chaque forum.
2.4 Inviter des intervenants, des panélistes et des modérateurs pour les sessions du forum.
2.5 Améliorer le forum grâce à des activités et des initiatives complémentaires.
2.6 Faciliter les discussions, les réseaux et le partage des connaissances entre les participants.
2.7 Évaluer et mettre en œuvre les recommandations des forums précédents pour une amélioration continue.
2.8 Partager une vision optimiste de la croissance de l'Internet au sein de la sous-région et dans chacun des pays.

Le comité de pilotage est composé des membres suivants :

3.1.1 Coprésidents : Deux Coprésidents assurent, de façon consensuelle, la direction des activités. Ils représentent le comité de pilotage à toute instance officielle, de façon coordonnée et d'un commun accord. Un Coprésident n'a pas de droit de vote. Les Coprésidents peuvent alterner la responsabilité de présidence des réunions de façon équilibrée ou d'un commun accord concerté.
3.1.2 Membres du Comité de Pilotage : Chaque membre contribue activement, pendant son mandat, aux activités du comité de pilotage ; dont : les discussions nécessaires à la prise de décision, le processus de planification et l'implémentation des décisions adoptées de commun accord.

3.2.1 L'adhésion au comité est volontaire, individuelle et non rémunérée.
3.2.2 La sélection des membres du comité de pilotage est soumise à des critères (de sélection) qui tiennent compte d'éléments de mise en valeur ; parmi lesquels : l'expertise, l'expérience et l'engagement au sein de l'écosystème de peering et d'interconnexion en Afrique et au-delà.
3.2.3 Le nombre de membres opérant hors de l’écosystème africain ne doit pas dépasser 30% de l’effectif total du comité de pilotage du FPAC.
3.2.4 Le nombre pratique des membres du comité de pilotage est déterminé par le comité lui-même, dans le but d'assurer un fonctionnement efficace et une représentation adéquate. Ce nombre doit être compris entre sept et douze membres (limites incluses).
3.2.5 Chaque membre sélectionné se doit de lire le contenu de la présente Charte, afin de s'y engager en toute conscience ; en transmettant une copie signée manuellement ou numériquement.

Le caractère volontaire de l’engagement des membres et l’aspect d’ingratitude que pourrait revêtir la non rémunération ne devraient pas servir de justificatifs à la lassitude ou à tout type de comportement attentiste. Le comité attend de chacun de ses membres, un engagement suffisant et une participation effective à hauteur de soixante quinze pour cent (75 %) au moins de l’ensemble des activités. Considérant que des cas de démotivation (de fait) pourraient survenir, pour une raison ou pour une autre, une documentation (automatisée si possible via un tableau de bord avec notifications/alertes) approximative de la participation des membres pourra être maintenue, en vue de prévenir des démotivations inconscientes et pour éviter que la productivité du comité soit affectée. Les Coprésidents pourront veiller au suivi de la qualité globale et individuelle de participation du comité. Des démissions volontaires (ou recommandées, voire encouragées) pourraient servir à restaurer une cohésion du comité ou à créer une instabilité. La responsabilité individuelle est nécessaire au maintien de la cohésion ; il est recommandé (autant que possible) d’attendre la fin de l’année pour informer le comité de sa volonté de démissionner.

4.1.1 Les Coprésidents assurent ensemble ou en alternance, de façon consensuelle, la direction du comité de pilotage.
4.1.2 Ils supervisent la représentation officielle du comité.
4.1.3 Les Coprésidents ne disposent pas du droit de vote.

4.2.1 Contribuer activement aux discussions et aux processus de prise de décision.
4.2.2 Assister aux réunions, à la fois en personne et en ligne, selon les besoins.
4.2.3 Collaborer à la sélection des lieux, des thèmes et des sujets des forums.
4.2.4 Élaborer et finaliser l'ordre du jour de chaque forum.
4.2.5 Inviter des intervenants, des panélistes et des modérateurs qualifiés.
4.2.6 Améliorer le forum grâce à des activités et des initiatives complémentaires.
4.2.7 Participer aux activités du forum (coordination, modération, lever de fonds/sponsoring, etc.)
4.2.8 Participer à l'évaluation et à l'amélioration continue du forum.

Le comité renouvelle ses membres régulièrement, par groupe (suivant le terme du mandat) ; afin de maintenir un certain niveau de stabilité dans la continuité du service.

4.3.1 Au terme du mandat d’un groupe de membres, ou en cas de vacance (dûment constatée) d’un membre, les Coprésidents du comité de pilotage préparent un appel à candidatures et diffusent l’annonce aux parties prenantes concernées via les différents canaux de communication (listes de diffusions, site web du forum, etc.) disponibles.
4.3.2 Les membres actuels (en fonction) du comité de pilotage évaluent les candidatures reçues et sélectionnent de nouveaux membres en fonction des critères précisés dans l'appel à candidatures.
4.3.3 Le processus de sélection est exécuté chaque année ou selon les besoins, afin d'assurer la continuité et la représentativité.

4.4.1 Le comité de pilotage travaille de façon synchrone ou asynchrone, suivant la nécessité ou la complexité de la tâche à mener.
4.4.2 Des canaux d'échange et de collaboration (groupe de réseaux sociaux communs, liste de diffusion dédiée, plateforme de collaboration, service de téléconférence, entre autres outils collaboratifs en ligne) sont adoptés, configurés et mis à la disposition du comité et de ses membres ; en cas de besoin.
4.4.3 Les réunions synchrones (en général en ligne) régulières sont préalablement planifiées, par le Comité ; sous la coordination des Coprésidents.
4.4.4 Les Coprésidents veillent ensuite au suivi et relances nécessaires à l'effectivité de la tenue des réunions du programme pré-établis.
4.4.5 Chaque réunion synchrone est conduite, suivant un ordre du jour correspondant aux sujets les plus urgents relativement aux jalons à suivre pour l'organisation des activités dont une édition du forum FPAC.
4.4.6 Le Comité tient une réunion de suivi, d'une durée normale d'une heure au minimum et de deux heures au maximum, chaque mois.
4.4.7 En pratique, l'écart entre deux réunions du Comité, peut être réduit, en fonction de la charge décisionnelle qui pourrait s'imposer, à un moment donné, ou en fonction des périodes d'activités chargées telle que le trimestre ponctué par la date d'une édition du forum FPAC.
4.4.8 La tenue d’une réunion synchrone du Comité est sujette à l'atteinte d'un quorum, correspondant à une proportion de deux tiers (⅔) de l'ensemble de ses membres.
4.4.9 Lorsque le quorum n'est pas atteint, la réunion concernée est renvoyée à une date ultérieure. Les Coprésidents coordonnent le choix d'une nouvelle date. Cette nouvelle date devra être positionnée suffisamment avant la prochaine réunion synchrone programmée ; cependant, si possible au plus tôt une semaine et au plus tard deux semaines après la date de la réunion renvoyée pour cause de : “quorum non atteint”.
4.4.10 Les Coprésidents convoquent une nouvelle réunion, programmée à la nouvelle date choisie, avec le même ordre du jour que celui de la réunion précédemment renvoyée, pour cause de : “quorum non atteint”.
4.4.11 Une réunion reprogrammée, pour cause de “quorum non atteint”, n'est pas soumise à la contrainte d'atteinte du quorum. Toutes décisions prises au cours d'une telle réunion seront estimées entièrement valides.
4.4.12 Au cours de toute réunion synchrone du comité, les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés.
4.4.13 En cas d'incapacité à pouvoir prendre part à une réunion programmée, un membre doit signaler son indisponibilité ; via tout canal dédié aux échanges des membres du comité.
4.4.14 Un membre qui signale son indisponibilité, conformément, a aussi l'opportunité de se faire représenter par un autre membre du comité ; en indiquant, en plus, le nom du membre en question.
4.4.15 Chaque membre présent ne peut représenter qu'un seul membre, dont l'indisponibilité a été signalée de façon conforme.
4.4.16 Des réunions en personne pourront être organisées, si nécessaire, en conjonction avec une édition du Forum FPAC ou à d'autres moments et lieux convenus ; en fonction des opportunités.

La Charte constitue le document fondamental régissant le fonctionnement du comité de pilotage. Elle a vocation à faciliter le travail des membres. Le comité se doit donc de veiller au maintien de sa cohérence, eu égard à l’évolution du contexte applicable.

5.1 Tout membre du comité de pilotage peut proposer des modifications à la charte.
5.2 Les modifications proposées seront discutées entre les membres du comité.
5.3 Un vote à la majorité absolue (plus de 50% des membres du comité de pilotage) est nécessaire pour l'approbation et la mise en œuvre d'une modification.

« Un conflit d'intérêt peut se définir comme une situation où une ou plusieurs personnes ou institutions sont au centre d'une prise de décision où leur objectivité et leur neutralité peuvent être remises en cause. »⁵⁾
« Un conflit d’intérêts apparaît quand un individu ou une organisation doit gérer plusieurs liens d'intérêts qui s’opposent, dont au moins un est susceptible de corrompre la motivation à agir sur les autres, ou au moins de donner cette impression (on parle alors d’« apparence de conflit d’intérêts »).»⁶⁾

Deux exemples peuvent illustrer l’existence d’un conflit d'intérêt : (1) un membre du comité, au moins, est aussi impliqué/lié, de près ou de loin, à l’une des entreprises en concurrence pour l’attribution d’une prestation donnée. Dans ce cas, l’objectivité de ses avis pourrait être compromise ou facilement remise en question, ceci à cause d’une position non éthique de “juge et partie”⁷⁾ ; (2) un membre du comité, au moins, fait aussi partie du directoire d’une organisation en pourparlers avec le Comité. Dans ce cas, s’il arrive que les intérêts des deux parties impliquées soient en conflit ; alors tout membre appartenant, à la fois, aux instances de direction des deux parties serait bien en difficulté d’exprimer une position objective. Un tel membre pourrait être soupçonné de “parti pris”⁸⁾.

Dans les deux exemples cités, ci-dessus, la transparence doit s’allier à l’intégrité ; afin de maintenir un haut niveau d’objectivité dans le processus de prise de décision du comité.

6.1 Les membres du comité de pilotage sont censés donner la priorité aux intérêts du Forum de Peering de l'Afrique Centrale.
6.2 Tout membre doit éviter de prendre part à des discussions du comité ; en situation de conflit d'intérêt, pour pouvoir agir de manière juste et impartiale.
6.3 Tout potentiel conflit d’intérêt doit être signalé, le plus tôt possible, au comité ; via l’un des canaux communs de communication.
6.4 L’évocation d’un risque de conflit d’intérêt doit être prise au sérieux. Ainsi, sauf en cas d’un démenti formel, dans le cadre général tout membre concerné devra s’abstenir de prendre part active aux discussions y relatives.