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Réunions du Comité de Pilotage (CdP) | FPAC/CAPF
Cette page wiki contient les informations sur le déroulement de la réunion du CdP, programmée pour se tenir en date du 29 février 2024 ; en ligne.
Le CdP s'applique, autant que possible, à se conformer à la Charte (ici, en particulier, il s'agit de la section 4.4 - Procédures de Convocation et Conduite des Réunions du Comité) régissant ses activités.
Rapport de la Réunion du 20240229 | CdP FPAC
Par défaut d'atteinte du quorum requis, les échanges eu par les participants revêtent un caractère informelle. Les notes suivantes sont consignées, (i) par soucis de transparence et (ii) pour servir de rappel mémoire aux participants ; ayant fait l'effort de répondre à l'invitation.
Rappel - [Ébauche] Ordre du Jour & Documents
[Ébauche] Ordre du Jour
- Ouverture (4 mn)
- Vérification Quorum (4 mn)
- Adoption Ordre du Jour (5 mn)
- Adoption Rapport Réunion CdP - 20240116 (5 mn)
- Adoption “Objectifs d'Orienration des Activités FPAC pour 2024” (8 mn)
- Suite Planification 2024 - “Focus Forum FPAC” (20 mn)
- Suivi de l'Effectif des membres du CdP FPAC (8 mn)
- Divers (5 mn)
- Clôture (1 mn)
Documents de Travail
1. | CdP-doc-20240229.1 | Charte du CdP FPAC |
<https://www.cmnog.cm/dokuwiki/CAPF:Piloting-Committee:Charter>
2. | CdP-doc-20240229.2 | [Ebauche] Objectifs d'Orientation des Activites du FPAC - Annee 2024 |
<https://docs.google.com/document/d/1D9eqDSW88nYubC4tPwGd4Y4on6aTHfvhtIWfeUL_tWQ/>
3. | CdP-doc-20240229.3 | [Ebauche] Rapport Reunion du 20240116 - CdP FPAC |
<https://www.cmnog.cm/dokuwiki/CAPF:Piloting-Committee:Meetings:20240116>
4. | CdP-doc-20240229.4 | [Dossier Partagé] CdP FPAC - 2024 - Google Drive |
<https://drive.google.com/drive/folders/1oirCS8K3KbrA-2Wu58tpubDUMPig7kn4>
Notes Échanges Informelles du 29.02.2024
Date : 29.02.2024
Lieu : En Ligne
Heure Début : 15h05 UTC
Heure Fin : 1530 UTC
Participants : Ghislain, JB, Chancelle, Sylvain.
Le constat de la non atteinte du quorum fait (conformément à la section 4.4 de la charte du CdP), implique renvoi et reprogrammation en bonne et due forme, de la présente réunion ; car les décisions prises n'auraient pas la validité contraignante nécessaire.
Néanmoins, au vu du contexte difficile (difficulté d'atteindre le quorum au cours d'une réunion programmée), les participants s'accordent pour exploiter ce temps disponible pour avancer la réflexion, stratégique et tactique, à l'organisation de l'édition 2024 du forum FPAC.
Les quelques tâches suivantes sont identifiées :
| Tâches Identifiées - 20240229 | ||
|---|---|---|
| T#. | Tâche | Commentaire |
| T1. | Remobiliser les membres, via divers canaux de communication (messagerie électronique, messagerie instantanée, échanges individuels…), pour booster la participation individuelle et collective. | |
| T2. | Contacter Pascal M. afin de vérifier que son engagement n'a pas rencontré des obstacles insurmontables entre temps. | |
| T3. | Trouver le moyen d'avoir toujours au moins deux autres membres du CdP pour pouvoir tenir des réunions et avancer, exceptionnellement, avec un effective de cinq au minimum. | |
| T4. | Préparer une “check-list” contenant les tâches nécessaires pour garantir l'organisation efficace du forum FPAC-2024. | |
| T5. | Exécuter la grande partie du travail de façon asynchrone (hors réunion) et tenir les réunions juste pour coordonner : suivre, décider, réorienter… | |
| T6. | Encourager chaque membre (du CdP) à faire l'effort de prendre connaissance du contenu de la Charte du CdP et de réviser les documents de travail déjà disponibles. | |
| T7. | Choisir la date de tenue du forum FPAC-2024 au cours du mois de juin 2024 au plus tôt ; tout en évitant, au mieux, toute collusion avec les dates de d'autres événements sous-régionaux. | |
| T8. | Prévoir la création d'une page web événementielle ; pour accroître la visibilité de l'événement FPAC-2024. | |
| T9. | Transmettre une invitation pour la Prochaine réunion du CdP (Date : Mardi 05 mars 2024, 1500-1600 UTC +1) ; avec le même ordre du jour (et sans la contrainte d'atteindre du quorum : 2/3). | |
| T10. | Préparer un fichier d'agenda iCal pour programmer des alertes individuelles de rappel automatique des réunions du CdP toutes les deux semaines ; à partir de la date du mardi 19 mars 2024 jusqu'au mardi 28 mai 2024 (heure habituelle : 1300-1400 UTC). | |
